“La crisis te obliga a hacer más con menos. Algunos de los mejores proyectos surgen de las mayores dificultades”

Norman Foster

Tal vez este post no verse sobre crear un gran proyecto, pero sí ciertamente de cómo hacer más con menos, gracias a la incorporación de metodologías agile.

Permíteme que te narre este post como la historia que viví en unos momentos en los que eramos menos y las dificultades más.

ACTO I: La necesidad

En marzo del 2020, se redujo a servicios mínimos las actividades del sector óptico y pasados unos meses las ópticas se enfrentaron a una sutil apertura, caracterizada por escasez de personal y unas condiciones sanitarias que obligaban a unos estrictos protocolos en los que primaba el aislamiento, especialmente entre turnos. Propiciamos así, a través de los horarios la creación de grupos burbuja, que nos asegurase la continuidad de la actividad ante la posibilidad de un contagio.

Esta situación que te describo y vivimos fue un excelente caldo de cultivo para generar un grave problema de comunicación en los equipos. Que la mitad de tu equipo no se pueda comunicar fluidamente con la otra mitad, genera que la información llegue distorsionada, con retraso o no llegue directamente. Notas de voz y de papel por doquier fue la tónica esos primeros días.

Todo esto ante un cliente que había generado la “nueva normalidad” (no me atrevo a decir postCovid, porque todavía quedaban meses por delante), más emocional y en consecuencia más permeable a generar recuerdos que afectasen a su fidelización.

Es decir, pequeños fallos los íbamos a pagar caros de cara a consolidar nuestra base fiel de clientes. Por otro lado, la excelencia en estos momentos podría también quedar grabada en la mente de nuestro consumidor, generando clientes fieles o mejor aún, fans.

ACTO II: La idea

Nuevo escenario, nueva necesidad que nos obliga a generar un nuevo framework, es decir una metodología que propicie un trabajo más coordinado a través de una comunicación más fluida.

Había leído bastante sobre metodologías agile, de cómo surgieron en las fábricas de Toyota, como estas se exportaron y evolucionaron para el desarrollo de software y como actualmente invade la cultura de las empresas y su forma de trabajar.

Sin embargo, hay gran variedad de metodologías agile (XP, SAFe, Kanban, Scrum…) y el secreto está en escoger aquella que se adapta a las exigencias del proyecto/trabajo que debes entregar a tus clientes y del cómo quieres entregarlo.

ACTO III: La elección

No voy a entrar en detallar las características de cada una de ellas, hay multitud de libros e información en la red si quieres profundizar, sólo te detallaré que el criterio de elección que utilicé fue el tipo de tarea que gestionamos, donde distinguimos entre:

  • Tareas cíclicas: aquellas que repetimos durante un intervalo de tiempo, que puede ir de 1 semana hasta 4 semanas (sprint). Es decir, nuestro plan de trabajo semanal la mayoría de las veces, siempre con tareas bien definidas. En este caso la metodología Scrum es la mejor, ya que es una metodología prescriptiva (sabemos el trabajo que debemos hacer al comienzo de semana), que nos ayuda a mejorar iteración tras iteración, entregando siempre el producto mínimo viable.
  • Tareas espontáneas: aquellas que surgen durante el desarrollo de la actividad y no están previstas en el plan semanal. Para ello necesitamos una metodología más adaptativa como Kanban, que prima de una forma más visual la agilidad a la hora de entregar estas tareas, evitando cuellos de botella y controlando tiempos.

Resumiendo, en las ópticas desarrollamos un plan de trabajo definido y cíclico aderezado con tareas espontáneas en las que prima la agilidad y la prontitud de respuesta, que debemos gestionar a través de la implantación de una metodología prescriptiva (Scrum) combinada con una metodología adaptativa (Kanban). La solución: Scrumban, metodología agile que combina ambas metodologías

ACTO IV: la implantación

Desarrollaremos Scrumban, a través de un tablero de trabajo y sus normas:

  • Las filas definirán la urgencia de la tarea (urgente, prioritario, ASP)
  • Las columnas definirán el estado de la tarea (back log, to do, doing, done)
  • Cada tarea se representa con un pósit, donde se define la tarea, la hora y fecha de entrada en el registro (back log) y la hora de finalización de la tarea (done), ya que es importante saber el tiempo que se emplea de cara a futuras optimizaciones.
  • El color del pósit define el colaborador responsable de la tarea.
  • Fijamos un máximo de tareas que pueden coexistir en ciertas columnas para evitar cuellos de botella (cuando esto sucede se deriva trabajo a otros miembros).
  • El store manager será el encargado de asignar las tareas y prioridad de las mismas, lo que en scrum se define como product owner.
  • Cada final de sprint (definido en mi caso en una semana), realizaremos lo que en Scrum se llama retrospectiva, en el que valoramos con el equipo posibles mejoras de las tareas entregadas y el tiempo empleado en ello.

ACTO V: la experiencia

El tomar lo más sencillo de estas metodologías me ayudó a que la implantación fuese rápida y sencilla, en tres semanas la metodología estaba bien asentada.

A nivel organizativo, visualmente es una herramienta muy potente, en el tablero visualizas el trabajo del equipo, se evitaron cuellos de botella y se redujeron tiempos de entrega priorizando tareas.

Se optimizó procesos gracias a las múltiples iteraciones semanales (sprint) entregando un trabajo más eficiente. Además, la automatización de tareas y procesos ayudó a eliminar errores y descuidos.

Y lo más importante, volvíamos a tener una comunicación fluida, con un registro visualmente muy atractivo que además fomentaba el trabajo en equipo.

EPÍLOGO

Si queremos entregar experiencias memorables a nuestros clientes, necesitamos una comunicación ágil entre equipos, optimizar procesos y reducir tiempos y errores. Las metodologías agile utilizadas de una forma coherente y responsable pueden ayudar a ello.

Implementar metodologías que fomenten comunicaciones más fluidas entre equipos y agilidad en los procesos es mi apuesta. ¿Cuál es la tuya?