En el tiempo que llevo dirigiendo equipos he descubierto sólo una verdad absoluta: cuantos más KPI utilices para controlar tu unidad de negocio, mayor es la probabilidad de colaboradores desorientados (la concreción y el enfoque son un plus).

Los expertos en liderazgo nos comentan que hemos pasado de un entorno VUCA (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) a un entorno posCovid BANI (britle, anxious, no lineal, incomprehensible). Como verás, la cosa no pinta bien como para permitirnos tener colaboradores desorientados. De modo que dos sencillas palabras como concreción y enfoque marcan la pauta de supervivencia en estos entornos.

Planifica, pero también planea

Tendemos a intentar planificar nuestro trabajo de lunes a muerte en entornos (VUCA o BANI), en los que la incertidumbre es la absoluta protagonista, lo que nos provoca ansiedad, fragilidad y frustración.

«Cómete el elefante a trocitos» les decimos a nuestros equipos cuando nos enfrentamos a proyectos o presupuestos gigantescos y realizamos la planificación de tan dura digestión: hoy un trozo de cola, mañana un trozo de trompa…

Y efectivamente esa es la forma adecuada, siempre que al cortar el elefante en trocitos tengamos claro que el plan era comerse un majestuoso animal, no las insípidas hamburguesas que resultan de trocearlo.

Planificar implica control y es absolutamente necesario si quieres optimizar el rendimiento de tu equipo, pero en un entorno tan poco lineal, incomprensible, frágil y generador de ansiedad, es imprescindible también planear hacia donde queremos ir.

Si planificar organiza optimizando el esfuerzo de los equipos, planear alinea este esfuerzo en la dirección adecuada. Ambos tan necesarios y complementarios.

Planear (volar con las alas extendidas sin moverlas) te permite ser flexible a los cambios, a la incertidumbre, a nuevas circunstancias, con un mínimo esfuerzo y siempre con el destino en mente.

Dicen que cuando el presidente Kennedy en 1963 visitó la NASA, en su recorrido se encontró con una limpiadora realizando sus tareas, se le acercó y le pregunto a que se dedicaba, a lo que la limpiadora le respondió: ayudo a poner el primer hombre en la Luna.

Si planificar organiza optimizando el esfuerzo de los equipos, planear alinea este esfuerzo en la dirección adecuada.

Este destino en mente es el que no debemos perder de vista y a veces desaparece en una vorágine de KPI, por ello empecé a utilizar los OKR (Objetives and Key Results) como protocolo de fijación de objetivos.

OKR: el qué y el cómo

Los OKR es un sistema de gestión inventado por Andy Grove, antiguo CEO de Intel y adoptado por Jhon Doerr durante su paso por Intel y posteriormente en Google. Se basa en establecer el qué y el cómo.

El qué es el objetivo, que debe ser agresivo pero realista, inequívoco y aportar un valor claro a tu unidad de negocio.

El cómo son los resultados clave, pequeños hitos que conseguimos en la consecución del objetivo y siempre deben describir resultados, no actividades.

Podemos tener como objetivo «que nuestra óptica gane visibilidad también como centro audiológico» y nuestro resultado clave sería «realizar 150 audiometrías en el trimestre», lo que no admitiríamos como resultado clave sería «ofrecer a todo cliente que se gradúe en nuestra óptica su revisión de audiología». Buscamos algo tangible y medible, no declaración de intenciones.

Los calificamos mediante una escala de valores de 0 a 1 y en una escala de valores:

Los OKR siempre se miden en números, son objetivos de equipo y trimestrales, lo que implica valorar, aprender de lo ocurrido y reformular periódicamente.

OKR: comprometidos o aspiracionales

Dentro de los OKR que establecemos podemos distinguir dos tipos:

  • Comprometidos: aquellos que son vitales para la unidad de negocio, a los que destinamos la mayoría de nuestros esfuerzos y hay un compromiso de llegar al cumplimiento total, con una valoración de 1.
  • Aspiracionales: son objetivos a largo plazo, con una prioridad menos marcada, establece el camino a conseguir en un futuro y no requiere el cumplimiento total del mismo, un 0.7 se considera un buen valor.

Podemos tener como objetivo comprometido «que nuestra óptica gane visibilidad como centro audiológico» y como objetivo aspiracional «ser un referente dentro del ámbito de la audiología en nuestra zona de influencia». Como entenderéis uno marca el rumbo a largo plazo, otro marca un objetivo a corto plazo y más factible de conseguir en el trimestre. Y evidentemente sus resultados claves son totalmente distintos

OKR: ventajas en la gestión óptica

Como toda nueva herramienta o metodología es necesaria adaptarla a las peculiaridades de tu entorno, implementarla con sumo cuidado en tu equipo y poner en una balanza lo que aporta versus las contrapartidas y esfuerzo que implica su implantación. Sin embargo, he percibido que los OKR es una metodología muy intuitiva y natural, que alinea y prioriza los esfuerzos de tu equipo, que me ha enamorado y sigo practicando.

Con todo lo expuesto, los OKR han estimulado ciertas cualidades en mi equipo y en su gestión:

  • Cooperación: mayor alineación con los objetivos.
  • Concreción: mejora de la cuantificación de la consecución del objetivo de forma inequívoca.
  • Enfoque: prioriza objetivos clave en una vorágine de KPI
  • Flexibilidad: valora trimestralmente lo que permite evaluar, analizar y reformular los objetivos según las circunstancias cambiantes.
  • Control: hace un seguimiento de lo importante y concreta lo que nos ayuda en nuestro objetivo.

Vivimos en un mundo rodeado de información, los últimos estudios estiman en ll millones de bits/segundo la información que recibimos en nuestro entorno. Con la gran paradoja que sólo somos capaces de procesar conscientemente 50 bits por segundo.

Si nuestros clientes precisan de concreción y foco, porque creemos que nuestros equipos tienen capacidades sobrehumanas para navegar en el tsunami de KPI que le suministramos. Yo apuesto por los OKR como metodología para concretar y focalizar esfuerzos.

«He hecho esta carta más larga de lo usual porque no tengo más tiempo para hacer una más corta»

Blaise Pascal

La concreción y el foco son una ventaja competitiva en un mundo plagado de información que no somos capaces de procesar. Hazte un favor, cada vez que añadas un KPI que quieras controlar, valora lo que aporta a tu objetivo o a tu OKR y si no es así, «estate quietecito», tu equipo lo agradecerá.

Referencias:

«Mide lo que importa» de John Doerr